PRIVACYSTATEMENT MENS ADVOCATEN B.V. [versie 2018.01]

Mens Advocaten B.V. verder te noemen: Mens Advocaten, gevestigd te Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24388809, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe Mens Advocaten met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Toepassing
Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie Mens Advocaten persoonsgegevens verwerkt:

a. (potentiële) cliënten;
b. bezoekers aan het kantoorgebouw van Mens Advocaten;
c. bezoekers van www.menshelpt.nl;
d. sollicitanten;
e. alle overige personen die met Mens Advocaten contact opnemen of van wie Mens Advocaten persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

2. Verwerking van persoonsgegevens
Mens Advocaten verwerkt persoonsgegevens die:

a. een betrokkene zelf (tijdens een bespreking, zitting of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en – afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak – andere persoonsgegevens;
b. een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
c. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van Mens Advocaten, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd);
d. Mens Advocaten heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens;
e. Mens Advocaten heeft opgevraagd, met toestemming van betrokkene.

De website van Mens Advocaten bevat hyperlinks naar websites van andere partijen. Mens Advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites. Evenmin is Mens Advocaten verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites.

3. Doeleinden verwerking
Mens Advocaten verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
b. het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
c. het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
d. het onderhouden van contact, onder andere door toezending van informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd en/of uitnodigingen voor bijeenkomsten;
e. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
f. het verbeteren van de kantoorwebsite www.menshelpt.nl;
g. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers.

4. Rechtsgrond
Mens Advocaten verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

a. toestemming van de betrokkene, die altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
b. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
c. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
d. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar).

5. Verwerkers
Mens Advocaten kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Mens Advocaten persoonsgegevens verwerken. Mens Advocaten sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Mens Advocaten maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt.

6. Persoonsgegevens delen met derden
Mens Advocaten deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals met (de advocaat van) andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. Mens Advocaten deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

7. Doorgifte buiten de EER
Mens Advocaten geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Mens Advocaten er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

8. Bewaren van gegevens
Mens Advocaten bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Mens Advocaten hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

a. papieren werkdossier: 20 jaar na afronding van de zaak;
b. digitaal zaakdossier: 20 jaar na afronding van de zaak;
c. gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure.

9. Wijzigingen privacystatement
Mens Advocaten kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van Mens Advocaten gepubliceerd. U kunt hiertoe de website (www.menshelpt.nl) raadplegen.

10. Rechten, vragen en klachten
Een betrokkene heeft het recht Mens Advocaten te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met Mens Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar info@menshelpt.nl.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Mens Advocaten persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Mens Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar info@menshelpt.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).